Введение. 3
1. Характеристика ООО «Шелковый путь». 5
2. Основные делопроизводственные операции. 10
3. Системы документации, используемые в ООО «Шелковый путь». 15
4. Анализ состояния ДОУ.. 19
5. Предложения по рационализации ДОУ в ООО «Шелковый путь». 23
Заключение. 25
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ.. 26
Приложение 1. 28
Приложение 2. 29
Приложение 3. 30
Приложение 4. 31
Приложение 5. 32
Приложение 6. 33
Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации (на предприятии) не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Известно, что контролирующие органы судят о качестве работы организации в значительной мере по состоянию ее документации, поскольку документация любой организации является ее зеркалом, ее летописью.
Особое внимание к этой сфере обусловлено тем, что переход России к рыночным отношениям, коренным образом изменив характер деятельности предприятий, наполнил новым содержанием и всю их деловую корреспонденцию.
Работа с документацией – основной вид деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач бухгалтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т.п.
Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа – приказ, протокол, устав, письмо, справка и т.д. – имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организованна по определенным правилам.
Хозяйственная деятельность предприятия, фирмы фиксируется в контрактах, договорах, коммерческой переписке; распорядительная деятельность директора – в приказах, распоряжениях по основным направлениям деятельности и по персоналу; работа ревизионных комиссий – в актах и т.д.
В документах закрепляются производственные отношения как внутри предприятия, так и его отношения с другими предприятиями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде. Именно наличие необходимых документов, оформленных в соответствии с правилами документирования, значительно смягчает напряженность, возникающую при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами, а также при проверках со стороны налоговой службы.
Поскольку делопроизводство является неотъемлемой частью управленческого труда, возникает необходимость качественной и быстрой обработки информации, которая может быть обеспечена только при условии оснащения рабочего места руководителя современными средствами связи и современной компьютерной техникой.
Опишем кратко объект исследования: ООО «Шелковый путь». Общество с ограниченной ответственностью действует в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8.02.98 г. №14-ФЗ.
Основной целью создания Общества является извлечение прибыли путем осуществления коммерческой деятельности в установленном порядке как в Российской Федерации, так и за ее пределами.
Содержание работы в период практики:
- ознакомление со структурой организации;
- изучение правового обеспечения организации;
- исследование процесса делопроизводства в организации;
- анализ проблем и вопросов совершенствования организации делопроизводства в ООО «Шелковый путь».
Таким образом, на протяжении всей практики по делопроизводству, я ознакомился и составил (набрал) достаточное количество документов. Для их создания использовались лекции по делопроизводству различных авторов и ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная Система Организационно-распорядительной Документации.
Деятельность учреждения, организации, предприятия отражаются в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам. Выделяют функциональные системы документации – организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая и другие, т.е. присущи всем органам управления. Можно выделить различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны и их трудно разграничить.
С развитием автоматизации управленческих процессов у нас в стране разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами.
На наш взгляд, документооборот (делопроизводство) ведется в ООО «Шелковый путь» в соответствии с названным государственным стандартом и отличий как таковых от него не имеет.
- Федеральный закон РФ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ред. от 29.12.2012) // Справочно-правовая система «Консультант Плюс».
- Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012) // Справочно-правовая система «Консультант Плюс».
- Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1-ФЗ (ред. от 08.11.2007) // Справочно-правовая система «Консультант Плюс».
- Федеральный закон РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» № 59-ФЗ от 02.05.2006 (ред. от 27.07.2010) // Справочно-правовая система «Консультант Плюс».
- Постановление Минтруда РФ от 26.03.2002 N 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти» // Справочно-правовая система «Консультант Плюс».
- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного управления. – М.: ВНИИДАД, 1991.
- ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Издательство стандартов, 1998.
- Адонина,Н.Н. Документооборот в организации / Н.Н. Адонина // Практическое пособие. 2007. – С.75-79.
- Андреева, В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ): Настольная Книга для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей / В.И. Андреева. – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2012. – 191 с.
- Андреева, В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы / В.И. Андреева. – М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 2007. – 290 с.
- Байкова, И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами / И.Ю. Байкова. – М.: Издательство ЭКСМО, 2010. – 304 с.
- Барихин, А.Б. Делопроизводство и документооборот / А.Б. Барихин. – М.: Книжный мир, 2008. – 366 с.
- Бардаев, Э.А. Документоведение : Учебное пособие / Э.А. Бардаев, В.Б. Кравченко. – М.: Академия, 2010. – 384 с.
- Бухалков, М.И. Организация и нормирование труда / М.И. Бухалков. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 416 с.